Три системы, и каждый понедельник ничего не сходилось
Shopify, сторонний склад и Xero: каждая система по отдельности показывала верные данные, но друг с другом они не сходились. Каждый понедельник один человек выяснял почему.
- Клиент
- Бренд косметики по уходу за кожей с собственным интернет-магазином
- Отрасль
- Розница и интернет-торговля
- Срок
- 9 недель
- Год
- 2026
Сверка по понедельникам
- Было
- Около 7 ч
- Стало
- Около 20 мин
Сколько заказ висит незамеченным
- Было
- Около 31 ч
- Стало
- Меньше 1 ч
Продаж сверх остатка в месяц
- Было
- От 40 до 60
- Стало
- От 3 до 8
Возвраты в общем ящике
- Было
- Все
- Стало
- Ни одного
Проблема
У бренда был оборот около £9 млн в год, тридцать сотрудников и ни одного программиста. Заказы шли через Shopify и маркетплейс, отгружал их сторонний склад, а бухгалтерия велась в Xero.
Каждый понедельник один человек целый день сверял эти три системы. Остатки не сходились, и сайт продавал товары, которых на складе уже не было. Возвраты отслеживали через общий почтовый ящик, то есть их отслеживал тот, кто случайно его открыл.
Каждая из трёх систем отвечала на свой вопрос, и никто не сопоставлял эти три ответа между собой.
Что мы выяснили
Понедельничную работу называли сверкой. На деле по понедельникам искали заказы, которые застряли.
В обычную неделю от тридцати до сорока заказов зависали между двумя системами без ответственного, и в среднем их замечали больше чем через сутки.
Эта цифра оказалась важнее самой сверки, потому что за каждым зависшим заказом стоят покупатель, который ждёт, и деньги, которые скоро придётся вернуть.
Как шла работа
Девять недель, и ни одну из трёх систем не заменили. Работа свелась к тому, чтобы для каждого случая решить, какой из них верить, когда они расходятся. Решал это клиент, а не мы.
Один заказ, шаг за шагом
Сначала мы вручную проследили несколько заказов от оплаты до склада и до счёта, карточками на стене, а человек, который по понедельникам делал сверку, показывал, где они застревают. Каждое такое место стало причиной, которую теперь называет система: оплачен, но не передан на склад, отгружен, но счёт не выставлен.
Чьим цифрам верить
С остатками хватило одной встречи: коробки лежат на складе, значит, прав склад. После первой же корректировки с продажи пропало несколько позиций, которые команда считала в наличии. Склад пересчитал ещё раз, и их там не оказалось.
Возвраты проверили на настоящей посылке
Возвраты ушли из общего ящика последними, потому что отдел по работе с покупателями ему доверял. Мы сами проводили пробные возвраты и сканировали посылку, как это делает склад, пока деньги не стали проходить в Xero, а товар возвращаться в остатки без ручного ввода. Ящик команда закрыла сама, через месяц.
Причины их собственными словами
Первые причины, по которым завис заказ, писали мы, и читались они как сообщения об ошибке. Человек, который годами делал сверку, переписал их так, как объяснил бы коллеге. Они и стоят на экране сейчас.
Что мы сделали
Shopify, склад и Xero на одном экране
Путь заказа виден целиком, от оплаты через склад до счёта в Xero, поэтому разрыв в цепочке заметен там, где он случился, а не в конце недели.
Зависшие заказы с причиной
По каждому видно, что именно не сходится и что показывает каждая из двух систем. Этого хватает, чтобы разобраться, не открывая три вкладки.
Остатки берутся со склада
Когда данные склада и Shopify расходятся, верным считается склад, потому что коробки лежат именно там, и остаток в Shopify исправляется сам.
Возвраты больше не в почте
Каждый возврат проходит четыре этапа, а сумма и причина всегда на виду. Деньги возвращаются через Xero, и товар сразу снова появляется в остатках.
Что было потом
Ничего не заменяли. Shopify, склад и Xero по-прежнему работают, и в этом ответ на вопрос, ради которого на самом деле затевался проект.
Цифра продаж сверх остатка до нуля не дойдёт. Складской пересчёт показывает остаток на конкретный момент, а сайт продаёт и ночью, поэтому несколько таких случаев в месяц будут всегда, и провалом это считать не стоит.
Технологии
- TypeScript
- React
- Next.js
- PostgreSQL
- Prisma
- Очереди задач BullMQ
- Redis
- Shopify Admin API
- Xero Accounting API
- EDI-обмен со сторонним складом
Другие кейсы
Знакомая ситуация?
Если узнали здесь что-то своё, опишите, как это выглядит у вас. В первом разговоре выясним, нужно ли вообще что-то разрабатывать.
От £10 000Большинство проектов стоят от £15 000 до £55 000.