Автоматизация процессов: сколько это стоит

Рабочим процессом можно назвать любую цепочку, в которой что-то переходит от человека к человеку и кто-то должен сказать «да». Согласовать расход, утвердить коммерческое предложение, взять заказ в работу, разрешить отгрузку, передать кандидата на следующий этап. В большинстве компаний до 200 человек всё это идёт по почте, хотя никто специально так не решал.

Последствия знакомы всем. Запрос лежит у человека, который весь день на совещаниях, и никто не может сказать, кто что утвердил. Правило, по которому расходы больше пяти тысяч фунтов подписывают двое, соблюдают ровно до тех пор, пока никто не торопится.

С каких четырёх процессов начать

Мы расставили их по тому, насколько надёжно они окупаются. Если вы собираетесь автоматизировать что-то другое, отнеситесь к расчёту выгоды скептичнее.

Сначала запишите правила: это бесплатно

Система не может следить за правилом, которое никто не сформулировал, и именно этот шаг пропускали все неудачные проекты по автоматизации. Ответить нужно на четыре вопроса, и ответы должны уместиться на одной странице.

1. 1Какие есть пороги, в фунтах или по уровню риска, и кто решает на каждом из них? Чаще всего выясняется, что ответов два и всё зависит от того, кого спросить. Это и есть главная находка.
2. 2Кто решает, когда этого человека нет на месте? И у замещающего тот же лимит или меньше?
3. 3Что вообще идёт в обход процесса и кто так решил? Такой список есть почти всегда, и почти всегда он нигде не записан.
4. 4Что происходит, когда фактическая сумма оказывается выше согласованной? Допустимое превышение, новое согласование или разговор. Выберите что-то одно сейчас, чтобы не решать каждый раз заново.

Из ответов получается документ, который полезен сам по себе и заодно служит ТЗ для всего, что будут разрабатывать потом. Немало компаний на этом и останавливается: страницу рассылают сотрудникам, и большая часть проблемы уходит, потому что дело с самого начала было не в программах.

Потом проверьте три варианта подешевле

Когда этих вариантов не хватает, дело редко в самом согласовании. Чаще правильное решение зависит от того, чего нет в финансовой системе: к какому договору относится расход, остались ли деньги в бюджете, одобрен ли поставщик, что на этой неделе происходит на объекте.

Как это выглядит на практике

У строительного подрядчика, с которым мы работали, правила были, но их не соблюдали, потому что для этого приходилось ловить директора, который всю неделю проводил на объекте. Помогли вовсе не более строгие правила.

• Действующие правила перенесли в систему как есть, ничего не переписывая, так что никому не пришлось учить новые.
• Тот, кто ждёт, видит, на каком этапе его запрос, и больше не звонит узнать, где он застрял.
• Решения можно принимать с телефона, потому что тот, кто всех задерживает, редко сидит за столом. Именно от этой детали зависит, будут системой пользоваться или нет.
• Полная история появляется сама собой, и никому не нужно её вести.

Последний пункт недооценивают в любом расчёте выгоды, а ценнее всего он оказывается, когда аудитор, страховщик или поставщик, с которым идёт спор, впервые спрашивает, кто это разрешил. С выездными работами то же самое: у сорока инженеров, которые не видели, что происходило на объекте до их приезда, история работ лежала в шкафу в сорока милях от них.

Сколько это стоит

Один чётко описанный процесс относится к нижнему диапазону и занимает от четырёх до восьми недель, причём большая часть времени уходит на согласование правил и исключений, а не на разработку экранов. Несколько процессов в разных отделах складываются в целую систему, и она стоит дороже. Диапазоны цен опубликованы.

Если процесс должен брать данные из систем, которые у вас уже работают, или передавать их туда, самой крупной статьёй расходов обычно оказывается интеграция, а не сама автоматизация.