Системы, которые не обмениваются данными

Почти в любой компании, где больше десяти человек, работает столько программ, что полного списка нет ни у кого. Тут и бухгалтерская программа, и то, в чём работают продажи, и то, чем пользуется склад, и пара таблиц, и почтовый ящик, где незаметно оседает всё остальное. Между собой почти ничего из этого не связано.

Всё это вручную связывает человек, причём толковый, обычно один из лучших ваших сотрудников, и отчасти в этом и проблема.

Посчитайте сумму до первого разговора

На это уйдёт пять минут, а в любом разговоре о проекте важна только эта цифра. Посчитайте её сами, пока этого не сделал за вас подрядчик.

1. 1Сколько часов в неделю уходит на перенос одних и тех же данных из одной системы в другую? Спросите того, кто этим занимается, а не прикидывайте сами. Ответ обычно больше, чем думает собственник, и меньше, чем поначалу называет сам сотрудник, так что берите середину.
2. 2Сколько на самом деле стоит этот час со всеми начислениями? Сложите зарплату, взносы работодателя в National Insurance (британское социальное страхование) и пенсионные взносы и разделите на число рабочих часов. Для большинства офисных должностей в Великобритании получается примерно от 20 до 40 фунтов.
3. 3Умножьте на 46 рабочих недель. Это и есть годовая цена ручного переноса, причём ещё без учёта ошибок.
4. 4Добавьте, во что обходятся ошибки: заказ с неверной ценой, доставка по старому адресу, остаток в системе, из-за которого человека отправили к пустой полке. Почти любая компания без запинки вспомнит такие случаи за прошлый квартал.

Пять часов в неделю по 30 фунтов дают около £6 900 в год, а десять часов почти £14 000. С этими цифрами и сравнивайте любую смету. Из-за них же интеграция обычно окупается меньше чем за два года, так что это не покупка ради удобства.

Четыре способа связать системы, от дешёвых к дорогим

Идите по таблице сверху вниз. Большинство подрядчиков сразу предложат вам последнюю строку.

Если честно, при небольшом объёме большинство задач с двумя системами решается вторым или третьим вариантом. К четвёртому компанию обычно приводит не сама связь, а правила вокруг неё: этот клиент работает по особым ценам, у этого типа заказов на один шаг меньше, а эти две записи на самом деле одна компания, название которой пишут тремя способами.

Вопрос, от которого зависит весь проект

Если две системы расходятся, какой из них верить? Ответ нужен по каждому виду данных.

Возьмите адрес клиента, цену, остаток или статус заказа. В большинстве компаний честный ответ: смотря кого спросить. Поэтому два отчёта и расходятся, а какому из них верить, никто точно не знает. У бренда косметики, с которым мы работали, Shopify, склад и Xero по отдельности были правы, но друг с другом не сходились.

Договориться об этом и есть основная работа. Когда для каждого поля ясно, какая система главная, техническая часть уже сравнительно проста. Пропустите этот шаг, и получится система, которая быстро разносит путаницу в обе стороны. Если подрядчик не заговорил об этом в первом же разговоре, именно такую систему он вам и сдаст.

Эта часть ценна и сама по себе. Схема на одну страницу, где видно, в какой системе хранятся какие данные и какая копия главная, часто полезнее самой интеграции, и некоторые компании на ней и останавливаются.

Почему одни интеграции живут годами, а другие нет

Любая интеграция рано или поздно ломается: поставщик, никого не предупредив, меняет поле, истекает пароль, система уходит на обслуживание в праздник. Это нормально, и ничего страшного в этом нет.

Страшно, когда интеграция ломается молча. Деньги теряются так: третьего числа она останавливается, никто этого не замечает, а при закрытии месяца цифры не сходятся. Три недели неверных данных обходятся куда дороже, чем три дня совсем без данных.

• Прежде чем остановиться, она повторяет попытку, потому что чаще всего сбой вызван коротким перебоем в сети.
• Она ведёт журнал своих действий, так что на вопрос о любом заказе есть ответ.
• Если продолжить не получается, она сообщает об этом конкретному человеку туда, куда он действительно смотрит.
• Она не гадает: если запись можно понять двояко, она останавливается и спрашивает, а не выбирает наугад.

Сколько это стоит

Самая небольшая работа, которую мы берём напрямую, это интеграция двух систем. Большинство таких проектов попадает в нижний диапазон на странице цен и занимает от четырёх до восьми недель. Цена зависит в основном от того, насколько запутаны нынешние данные, а сама связь влияет на неё гораздо меньше.

Сравните это с годовой суммой, которую вы посчитали в начале. Если срок окупаемости выходит больше двух лет или около того, честный вывод такой: пока, скорее всего, лучше ничего не менять.