Двенадцать недельных таблиц с опозданием на три недели
Каждый управляющий сам собирал недельный отчёт и отправлял его во вторник. К тому времени, когда головной офис мог сравнить двенадцать заведений, с той недели прошло уже три.
- Клиент
- Ресторанная группа из двенадцати заведений
- Отрасль
- Ресторанный бизнес
- Срок
- 12 недель
- Год
- 2026
Недельные цифры готовы
- Было
- Примерно через 3 недели
- Стало
- Пн, 06:00
Время на сведение
- Было
- Около 2 дней в неделю
- Стало
- Ноль
Сравнимых заведений
- Было
- 0 из 12
- Стало
- 12 из 12
Перерасход на персонал виден
- Было
- Когда неделя прошла
- Стало
- До публикации графика
Проблема
В группе было двенадцать заведений, около 240 сотрудников и примерно £14 млн оборота. Каждый управляющий готовил недельный отчёт в таблице, которую сделал сам, и отправлял его по почте во вторник.
Головной офис сводил двенадцать отчётов вручную, и на это уходило почти два дня. Плохую неделю замечали примерно через три недели, когда её успевали повторить ещё трижды.
Выручка бралась из касс, себестоимость из складского пересчёта, затраты на персонал из графика смен. Всё это уже было в системах, за которые группа платила.
Что мы выяснили
Двенадцать таблиц расходились в том, что именно они измеряют. В четырёх гостем считалось бронирование, в остальных человек. В двух зарплату управляющих включали в затраты на персонал, в десяти нет.
Сложив их, получали итог по группе, но оценить по нему отдельное заведение было нельзя. Операционный директор принимал решения по заведениям, опираясь на цифры, которые везде значили разное.
Когда мы пересчитали историю за год по единым правилам, оказалось, что перерасход на персонал почти весь приходится на пятницы и на четыре самых крупных заведения.
Как шла работа
Двенадцать недель. Все цифры уже были в кассах, в складском пересчёте и в графике смен. Не хватало другого: общего понимания, что эти цифры значат. Об этом сначала должны были договориться люди, и только потом можно было что-то разрабатывать.
Кого считать гостем
У каждого из двенадцати управляющих была своя таблица, и каждый готов был её отстаивать. Определения согласовали при всех, строка за строкой: гостем считается человек, а не бронирование, а зарплата управляющих входит в затраты на персонал. Прошлый год каждого заведения пересчитали по новым правилам, чтобы ничьи цифры не ухудшились без объяснений.
Год пятниц
Когда год истории был пересчитан по единым правилам, мы сопоставили затраты на персонал с выручкой по дням недели. В крупных заведениях выделялась пятница, и причина нашлась в графике: смены начинались с середины дня, а зал заполнялся только к семи вечера.
Прогноз, с которым можно спорить
Оценить график в деньгах можно только по прогнозу, а управляющий не поверит прогнозу, если не понимает, откуда он взялся. Наш намеренно простой: тот же день за последние недели плюс поправка управляющего. Проверяли на старых бумажных графиках: смотрели, поймал бы он пятницы с перерасходом.
Вечер заканчивается после полуночи
Первая версия закрывала день в полночь, и последние часы субботнего вечера попадали в воскресенье. Теперь у каждого заведения свой конец дня, а неделя закрывается, когда получены данные из касс последнего заведения.
Что мы сделали
График смен считается заранее
Стоимость смен сравнивается с прогнозом продаж на этот день, поэтому пятницу с перерасходом видно уже во вторник, когда её ещё можно поправить.
Везде считают одинаково
Гость, час работы и себестоимость везде значат одно и то же. Только после этого заведения стало можно сравнивать между собой.
Выручка прямо из кассовой системы
Каждую ночь система забирает продажи из касс всех заведений, так что неделя закрывается сама и никому из управляющих не нужно вбивать цифры вручную.
Итоги в понедельник
В шесть утра в понедельник все двенадцать заведений уже на одном экране по порядку результатов, и каждая отметка привязана к дню, когда что-то случилось.
Что было потом
Группа не стала сокращать часы. Их перераспределили, в основном с пятничных дневных смен на воскресенье, где в четырёх заведениях целый год не хватало людей, но никто не мог этого доказать.
Два дня в неделю, которые уходили на сведение, в экономию тоже не превратились. Сотрудник, который сводил отчёты, теперь тратит это время на цены поставщиков, и финансовый директор считает, что так выгоднее.
Технологии
- TypeScript
- React
- Next.js
- PostgreSQL
- Prisma
- Ночные задачи по расписанию
- Lightspeed EPOS API
- Xero Accounting API
- Tailwind CSS
- Hetzner
Другие кейсы
Знакомая ситуация?
Если узнали здесь что-то своё, опишите, как это выглядит у вас. В первом разговоре выясним, нужно ли вообще что-то разрабатывать.
От £10 000Большинство проектов стоят от £15 000 до £55 000.