Как сделать так, чтобы бизнес работал без вас

Скорее всего, вы и так знаете, о чём речь. Уехать на две недели так, чтобы вам ни разу не позвонили, не получается. Объяснить, почему не сходится какая-то цифра, можете только вы. С бизнесом всё в порядке, и держится этот порядок на том, что вы в нём каждый день.

Дальше не будет уговоров заказать разработку. Примерно половина того, что держит собственника в центре бизнеса, связана с людьми, и никакая система этого не исправит. Полезно понять, где какая половина, потому что решаются они за совсем разные деньги.

Сколько это в часах

Владельцы малого бизнеса в Великобритании тратят около 11 часов в неделю на административную работу и финансы. Это примерно шесть рабочих дней в месяц, тогда как на продажи и развитие уходит около 3,6 дня. Больше половины признаются, что бумажная работа мешает им заниматься самим бизнесом.

Но задуматься стоит над другой цифрой. Около 36% владельцев называют главным препятствием для роста бизнеса не спрос, не деньги и не нехватку сотрудников, а нехватку собственного времени.

Почему совет делегировать пока не работает

Чтобы передать задачу, её нужно суметь описать. В бизнесе, которым управляет собственник, этому обычно мешают три вещи, и их стоит различать, потому что только одну из них решает разработка.

• Знания не записаны. Вы знаете, каким клиентам положена другая цена, каким поставщикам нужно напоминать дважды и какие заказы стоит брать. Ничего из этого нигде не записано, поэтому, передавая задачу, вы передаёте примерно 60% того, что для неё нужно.
• Информацию больше никто не видит. Решение, в принципе, может принять и кто-то другой, но он не видит того, что для этого нужно: всё это лежит у вас в почте, в голове или в файле, который открываете только вы.
• Нужного человека пока нет. Иногда, если честно, в компании к этому ещё никто не готов, и помогут тут найм или обучение, а не технологии.

Третья причина относится к управлению, и в этой статье мы её не разбираем. Первые две как раз и имеют в виду, когда говорят, что бизнес держится на собственнике.

Где у вас зависимость: четыре вопроса

Ответьте на них честно и письменно. Это займёт десять минут и покажет, какая из трёх ситуаций у вас.

1. 1Если бы вы уехали на две недели без телефона, что сломалось бы первым? Не самое страшное, а именно первое. Там на самом деле и сидит зависимость, и собственники редко угадывают это место заранее.
2. 2Кто ещё может подготовить цифры за месяц? Если никто, спросите себя почему. Обычно дело не в умении: цифры собирают вручную из нескольких мест, и только один человек знает, из каких.
3. 3Когда кто-то хочет узнать, где заказ, кому он звонит? Если вам, значит, информация есть, но у тех, кому она нужна, к ней нет доступа.
4. 4Что вам пришлось бы записать, прежде чем передать эту работу? Всё, что вы сейчас перечислили, и есть настоящая работа. Почти всегда это ещё и готовое ТЗ на то, чтобы от этой зависимости избавиться.

Какая у вас проблема и сколько стоит её решить

Начните с бесплатного: две недели записей

Прежде чем что-то заказывать, две недели записывайте каждый вопрос, который вам задают и на который можете ответить только вы. По строке на вопрос, ничего не причёсывая.

В конце у вас будет список, и он почти сам разложится на три группы: что достаточно один раз записать; на что кто-то другой мог бы ответить, если бы видел тот же экран, что и вы; и для чего действительно нужно ваше решение. Тратить деньги стоит на вторую группу, и обычно она самая большая.

Это ничего не стоит, занимает около минуты в день и по сути даёт бесплатное ТЗ на будущую работу. А иногда список и вовсе снимает вопрос: он оказывается коротким, и честный вывод такой, что у вас всё в порядке.

Как это выглядит, когда получается

Владелец четырёх магазинов у дома мог назвать месячную выручку с точностью до фунта, но не мог сказать, какие товары приносят деньги. Региональный оптовик распределял доставки через одиннадцать групповых чатов и магнитную карту на стене, так что на любой вопрос можно было ответить, только кому-нибудь позвонив.

В обоих случаях главным оказался показатель, которого не было в задании: ни один из владельцев не гнался за процентами. Они хотели перестать быть единственными, кто знает, где что лежит, потому что из-за этого у них никогда не было выходных. У бухгалтерской фирмы с тремя офисами была та же проблема в другой форме: напоминания о сроках рассылали с личных почтовых ящиков, и никто не мог сказать, что у клиента уже запросили.

Когда стоит что-то разрабатывать

Когда вам каждую неделю задают один и тот же вопрос, для ответа нужен факт, а не ваше решение, и этот факт уже есть в какой-то системе, за которую вы платите. Если все три условия сходятся, повод серьёзный. Если не выполняется хотя бы одно, обычно найдётся вариант дешевле.

Цены мы публикуем открыто, а не держим до второго созвона. Если проблема в том, что две системы не обмениваются данными, об этом есть отдельная статья.