Отчётность за часы вместо двух недель
Каждый цикл трое сотрудников по две недели вручную собирали документы для регулятора. Теперь система делает это по расписанию.
- Клиент
- Производитель напитков
- Отрасль
- Производство
- Срок
- 9 недель
- Год
- 2025
Сотрудников на цикл
- Было
- Двое-трое
- Стало
- Меньше одного
Время на цикл
- Было
- Две-три недели
- Стало
- Несколько часов
Записей вручную
- Было
- Все
- Стало
- Около 5%
Документы для проверок
- Было
- Собирали по запросу
- Стало
- Собираются сами
Проблема
После каждого производственного цикла компания обязана отчитываться перед регулятором. Двое-трое сотрудников тратили на это от двух до трёх недель: собирали сведения из производственных записей, данных о партиях и накладных, которые хранились в трёх разных местах.
Работа была механической, с жёстким сроком и всегда выпадала на самое загруженное время. Ошибки ловили проверкой, и как раз проверка занимала большую часть двух недель.
Что мы выяснили
Отчётность собиралась долго не из-за сложных отчётов, а потому, что исходные записи велись вразнобой.
Примерно одна запись из двадцати требовала решения человека. Остальные девятнадцать были механическими, но команда обрабатывала все двадцать одинаково, потому что отделить одни от других было нечем.
Как шла работа
Девять недель. Отчёт, который человек собирал не сам, он не подпишет, пока не увидит своими глазами, что цифры в нём верные. На это и ушла большая часть работы.
Два комплекта за один цикл
Первые два цикла система собирала свой комплект, а сотрудники параллельно собирали свой, как раньше, и мы сверяли их цифра за цифрой. Иногда ошибалась система, потому что ей не хватало правила, иногда люди, потому что накладную посчитали дважды. Причину каждого расхождения записывали.
Правила проверки писали сотрудники
Какие записи должен смотреть человек, определяли те, кто раньше проверял их все. Поначалу они перестраховывались, а потом смягчали правила по одному, когда видели, что именно каждое ловит. В итоге осталась примерно одна запись из двадцати.
Комплект должен был читаться как прежний
Наш первый вариант был аккуратнее старого, только найти в нём никто ничего не мог. Мы развесили страницы обоих на стене в офисе и переставляли свои, пока каждая цифра не оказалась там, где её привыкли искать и тот, кто подписывает, и инспектор.
Подписывает по-прежнему человек
Система собирает отчёт и показывает, откуда взята каждая цифра. Человек его читает и ставит подпись, как и раньше. Автоматизировать этот шаг не хотел никто, и мы тоже.
Что мы сделали
Записи больше не перепечатывают
Данные о производстве, партиях и поставках система сама берёт оттуда, где они уже хранятся.
Документы по расписанию
Комплект отчётности каждый цикл собирается сам, и любую цифру в нём можно проследить до записи, из которой она взята.
Исключения отделены от рутины
Записи, по которым нужно решение, попадают в очередь к человеку. Всё остальное обрабатывается без него, а именно на это и уходили две недели.
Источник у каждой цифры
У каждого документа видно, откуда взята каждая цифра, поэтому на вопрос инспектора отвечают, просто открыв запись.
Что было потом
Команда не сократилась. Двое сотрудников, которые занимались отчётностью, перешли на планирование производства: два года до него не доходили руки, потому что отчётность всегда шла первой.
Технологии
- TypeScript
- Node
- PostgreSQL
- Prisma
- Очереди задач BullMQ
- React
- Генерация PDF на Puppeteer
- Объектное хранилище S3
- Интеграция с Sage 200
- Docker
Другие кейсы
Знакомая ситуация?
Если узнали здесь что-то своё, опишите, как это выглядит у вас. В первом разговоре выясним, нужно ли вообще что-то разрабатывать.
От £10 000Большинство проектов стоят от £15 000 до £55 000.