Закупки без бумаги по прежним правилам
Закупки целиком держались на бумаге и рукописных подписях. Мы перевели их в электронный вид, не изменив ни одного внутреннего правила.
- Клиент
- Строительный подрядчик
- Отрасль
- Строительство
- Срок
- 12 недель
- Год
- 2025
Процесс закупок
- Было
- 100% на бумаге
- Стало
- 100% в системе
Видно, что ждёт подписи
- Было
- Нет
- Стало
- В реальном времени
История по каждому заказу
- Было
- Бумажный архив
- Стало
- Полная, с поиском
Изменения в правилах
- Было
- Нет
- Стало
- Нет
Проблема
Заказы на закупку оформляли на бумаге, утверждали подписью и складывали в шкаф. Чтобы узнать статус заказа, спрашивали того, у кого на столе он, скорее всего, лежал.
Руководство не видело ни общей суммы обязательств, ни того, где застряли согласования. Информация была, но лежала в ящике стола в одном конкретном здании.
Условие было жёстким. Правила согласования не обсуждались, поэтому система должна была подстроиться под процесс, а не наоборот.
Что мы выяснили
Задерживали не сами согласования. Просто никто не знал, что заказ ждёт подписи.
Документ мог пролежать девять дней, потому что тот, у кого он лежал, был на объекте, а что заказ стоит, никто не видел.
Как шла работа
Двенадцать недель. Правила согласования менять было нельзя, и от этого задача казалась простой. Трудности начались в деталях: на деле люди работали не совсем так, как в правилах написано.
Правила на бумаге и в жизни
Мы нарисовали правила как лестницу подписей и прошли по ней с настоящими заказами. Нашлись привычки, которых в документе нет: заказ согласовали по телефону, а подписали через несколько дней, за директора в отъезде расписался заместитель. Решали директора. Что правила разрешали, вошло в систему, а чего не разрешали, она сделать не даст.
Одно уведомление вместо десяти
Первая версия отправляла письмо на каждом шаге, и через неделю их уже никто не читал. Теперь уведомление приходит, когда заказ дошёл до вас, и ещё раз, если через два дня он всё ещё у вас. Остальное видно на экране.
Подпись по-прежнему что-то значит
Директорам было не по себе от того, что крупный заказ утверждается одним нажатием. Теперь перед подписью видно, что именно подписывают, сколько останется по статье бюджета и какое правило требует этой подписи, а подтверждают её лицом или отпечатком пальца. Случайно так не подпишешь.
Заказ оформляют на объекте
Первая форма повторяла бумажную строка в строку, и заполнять её посреди стройки было слишком долго. Мы взяли её на объект на одно утро и вернулись с короткой: сначала поставщик и сумма, потом статья сметы, которую выбирают из списка, а не вспоминают по коду.
Что мы сделали
Правила перенесены как есть
Пороги и уровни полномочий настроены ровно так, как записаны, поэтому для перехода на систему не пришлось менять ни одного правила.
Видно, у кого застрял заказ
По каждому заказу видно, у кого он и сколько там лежит. Как только это стало видно, большая часть задержек исчезла.
Подпись откуда угодно
Утвердить заказ можно с телефона прямо на объекте, и сидеть для этого за определённым столом больше не нужно.
Полная история
У каждого заказа записано, кто его создал, кто утвердил, когда и по какой статье бюджета.
Что было потом
Финансовый директор подытожил так: работают они так же, как раньше, просто больше не теряют нить.
Технологии
- TypeScript
- React
- Next.js
- PostgreSQL
- Prisma
- Auth.js
- DocuSign API
- Интеграция с Sage 50
- Tailwind CSS
- Azure
Другие кейсы
Знакомая ситуация?
Если узнали здесь что-то своё, опишите, как это выглядит у вас. В первом разговоре выясним, нужно ли вообще что-то разрабатывать.
От £10 000Большинство проектов стоят от £15 000 до £55 000.